E-Mail Marketing für MSPs: Schluss mit Empfehlungs-Roulette

"Wir leben von Empfehlungen. Funktioniert doch."

Das höre ich oft von MSPs. Und dann frage ich: Was passiert, wenn dein bester Empfehlungskunde aufhört zu empfehlen? Wenn der Konjunkturknick kommt? Wenn ein Mitbewerber mit aggressiven Google-Ads in deinen Markt drängt?

Dann stehst du da. Ohne Plan B. Ohne eigenen Kanal. Ohne Kontrolle.

Die Wahrheit ist: Empfehlungen sind fantastisch – solange sie kommen. Aber du hast keinen Einfluss darauf, WANN sie kommen. Oder OB sie kommen. Das ist Glück, kein Geschäftsmodell.

IT-Entscheider in mittelständischen Unternehmen treffen keine spontanen Kaufentscheidungen. Sie recherchieren. Sie vergleichen. Sie prüfen. Und wenn sie sich dann entscheiden, wählen sie den Anbieter, der ihnen in den letzten Monaten immer wieder gezeigt hat: "Wir verstehen deine Probleme. Wir haben Lösungen."

Dieser Anbieter kannst du sein. Mit einem Kanal, den du kontrollierst. Mit einer Liste von Menschen, die dir ERLAUBT haben, sie zu kontaktieren.

Mit E-Mail Marketing.

Mal ehrlich: LinkedIn ist überlaufen. Jeder postet. Jeder kommentiert. Die Engagement-Raten sinken. Und die falschen Leute melden sich – Privatpersonen, die "mal eine Frage" haben. Schnäppchenjäger. Zeitfresser.

Das Problem mit Social Media für MSPs: Du erreichst zwar viele Menschen – aber die falschen.

E-Mail ist anders. Hier erreichst du Menschen, die sich AKTIV für dein Thema interessiert haben. Die ihren Namen und ihre E-Mail-Adresse hinterlassen haben. Die WOLLEN, dass du sie kontaktierst.

Das sind keine kalten Leads. Das sind warme Kontakte.

Viele MSPs kaufen Leads von Anbietern – und wundern sich über schlechte Conversion. Newsletter-Abonnenten sind <a href="https://www.simon-haenel.com/blog/it-leads-kaufen-vs-organisch/" target="_blank" rel="noopener">organische Leads, die deutlich besser konvertieren</a> als gekaufte Kontakte. Weil sie dich bereits kennen. Weil sie dir bereits vertrauen.

IT-Entscheider – CIOs, IT-Leiter, Geschäftsführer – nutzen E-Mail als primären Kommunikationskanal. Sie lesen E-Mails im Büro. Am Schreibtisch. Mit Fokus. Nicht zwischen TikTok-Videos und Katzenbildern.

Und hier ist der entscheidende Punkt: MSP-Services haben lange Entscheidungszyklen. Ein Unternehmen wechselt nicht spontan seinen IT-Dienstleister. Dafür braucht es Monate. Manchmal Jahre.

Ein Newsletter baut genau das Vertrauen auf, das für diese langen Zyklen nötig ist. Woche für Woche. Touchpoint für Touchpoint. Bis der Moment kommt, in dem der aktuelle IT-Dienstleister versagt – und du der erste bist, an den sie denken.

Kein theoretisches Konzept. Keine Marketing-Floskeln. Hier ist der konkrete Fahrplan, wie du als IT-Dienstleister einen Newsletter aufbaust, der tatsächlich Kunden bringt.

1. Schritt: Das richtige Tool waehlen

Die Toolwahl ist bei MSPs kritisch. Du weißt selbst: DSGVO ist kein Spaß. Deine Kunden vertrauen dir ihre IT an – und du solltest kein US-Tool nutzen, das ihre Daten auf amerikanischen Servern speichert.

Was ein Newsletter-Tool für MSPs können muss:

DSGVO-Konformität – Deutsche oder EU-Server sind Pflicht. Nicht "Nice-to-have", sondern "Must-have". Als IT-Dienstleister kannst du dir keine Datenschutz-Schwächen leisten.

<a href="/email-marketing/tag-basiert/">Tag-basierte Segmentierung</a> – Vergiss Tools, die nur mit Listen arbeiten. Du brauchst Tags. Weil der gleiche Kontakt sich für "Managed Security" UND "Cloud Migration" interessieren kann. Ein Tag-System ermöglicht präzise Segmentierung ohne Chaos.

<a href="/email-marketing/marketing-automation/">Automation</a> – Manuell E-Mails versenden? Mit welcher Zeit? Du brauchst Automationen: Willkommens-Sequenzen, Follow-ups, Lead-Nurturing. Einmal einrichten, dann läuft es.

<a href="/email-marketing/zustellrate/">Zustellbarkeit</a> – Was nützt der beste Newsletter, wenn er im Spam landet? Teste, wie zuverlässig das Tool wirklich zustellt.

2. Schritt: Den richtigen Lead-Magneten erstellen

"Abonniere unseren Newsletter für News aus der IT-Welt."

Das funktioniert nicht. Niemand will "News". Jeder hat zu viele E-Mails.

Was funktioniert: Ein konkretes Problem lösen. Sofort. Greifbar.

Lead-Magnet-Ideen für MSPs:

• "IT-Security-Checkliste für KMUs" (PDF) – Welche 15 Punkte jedes Unternehmen erfüllen sollte
• "DSGVO-Compliance-Quick-Check" – 10 Fragen, die zeigen, ob du ein Datenschutz-Problem hast
• "Kostenrechner: Was kostet IT-Ausfall pro Stunde?" – Interaktives Tool oder PDF mit Formel
• "5 Warnsignale, dass dein IT-Dienstleister dich abzockt" – Provokant, aber wirksam
• "NIS2/DORA-Readiness-Check" – Hochaktuell für regulierte Branchen
• "IT-Notfallplan-Vorlage" – Word/PDF-Vorlage zum Anpassen

Der Lead-Magnet muss drei Dinge erfüllen:

1. Ein echtes Problem lösen (nicht "informieren", sondern HELFEN)
2. Schnell konsumierbar sein (max. 15 Minuten)
3. Ein schnelles Erfolgserlebnis liefern ("Das konnte ich sofort umsetzen")

Ein guter Lead-Magnet ist nur einer von <a href="https://www.simon-haenel.com/blog/5-wege-msp-qualifizierte-leads/" target="_blank" rel="noopener">5 Wegen, wie MSPs qualifizierte Leads gewinnen</a>. Aber er ist der nachhaltigste – weil er dir eine langfristige Beziehung ermöglicht.

3. Schritt: Die Willkommens-Sequenz aufsetzen

Jemand lädt deinen Lead-Magneten herunter. Was passiert dann?

Wenn die Antwort "Nichts" ist, hast du ein Problem. Denn dieser Kontakt vergisst dich innerhalb von 48 Stunden. Er hat hundert andere Dinge zu tun.

Du brauchst eine automatisierte <a href="/email-marketing/willkommens-sequenz/">Willkommens-Sequenz</a>. Einmal aufsetzen, dann läuft sie für jeden neuen Kontakt. Ohne dein Zutun.

Die 5-E-Mail-Sequenz für MSPs:

Tag 0 – Die Willkommens-Mail:

Danke für den Download + Link zum Lead-Magneten. Kurze Vorstellung: Wer bist du, warum machst du das, was können sie erwarten? 3-4 Sätze. Nicht mehr.

Tag 2 – Der Quick-Win:

Nachfassen. "Hast du die Checkliste schon durchgearbeitet?" Plus: Ein zusätzlicher Tipp, der sofort umsetzbar ist. Zeige Expertise, ohne zu verkaufen.

Tag 5 – Die Erfahrung:

Eine konkrete Story: Wie hast du einem Kunden geholfen? Problem → Lösung → Ergebnis. Keine Werbung, sondern eine ehrliche Fallstudie.

Tag 8 – Der Mythos:

Räume mit einem häufigen Irrtum in deiner Branche auf. "Viele denken, dass X ... aber in Wirklichkeit ist Y." Positioniere dich als Experte, der anders denkt.

Tag 12 – Der Soft-CTA:

Erste Einladung zum Gespräch. Nicht "Jetzt kaufen", sondern "Wenn du Fragen hast, schreib mir." Niedrigschwellig. Keine Hürde.

Das klingt nach Aufwand? Ja, einmalig. Aber diese Sequenz arbeitet dann für dich. 24/7. Bei jedem neuen Lead.

4. Schritt: Der regelmaessige Newsletter

Die Willkommens-Sequenz ist durch. Und jetzt?

Jetzt startet der eigentliche Newsletter. Regelmäßig. Konstant. Ohne Ausreden.

Frequenz: Wöchentlich oder alle 2 Wochen. Einmal im Monat ist zu selten – du gerätst in Vergessenheit. Täglich ist zu viel – du nervst.

80/20-Regel: 80% Mehrwert, 20% Eigenwerbung. Das heißt: 4 von 5 E-Mails liefern reinen Nutzen. Tipps. Insights. Warnungen. Die fünfte darf ein Angebot enthalten.

Content-Ideen für MSPs:

• Security-Alerts: "Neue Ransomware im Umlauf – so schützt du dich"
• Compliance-Updates: "NIS2 tritt in Kraft – das musst du wissen"
• Praxis-Tipps: "3 Einstellungen in Microsoft 365, die kaum jemand kennt"
• Tool-Reviews: Kurze Bewertungen von IT-Tools, die du selbst nutzt
• Fallstudien: Anonymisierte Erfolgsgeschichten von Kunden

Wichtig beim Content: Schreibe nicht über Features ("Wir bieten Backup-Lösungen"), sondern über den Nutzen ("Schlafe ruhig, während deine Daten sicher sind"). Der Unterschied zwischen "Backups verkaufen" und "<a href="https://www.simon-haenel.com/blog/verkaufst-du-backups-oder-ruhigen-schlaf/" target="_blank" rel="noopener">ruhigen Schlaf verkaufen</a>" entscheidet über deine Conversion.

IT-Entscheider wollen keine technischen Spezifikationen. Sie wollen wissen: Wie macht mein Leben das einfacher? Wie spart mir das Geld? Wie reduziert das mein Risiko?

1. Fehler: Nur technische Themen

"Unser neues RMM-Tool unterstützt jetzt API-Integration mit REST-Endpoints für..."

STOP.

Dein Zielkunde – der Geschäftsführer eines 50-Personen-Unternehmens – versteht das nicht. Und noch wichtiger: Es interessiert ihn nicht.

Was ihn interessiert: Dass seine IT läuft. Dass er sich nicht um IT kümmern muss. Dass er keine bösen Überraschungen bekommt.

Schreibe über Business-Nutzen, nicht über technische Features.

2. Fehler: Zu selten senden

"Ich will ja nicht nerven."

Das Ergebnis: Alle 3 Monate eine E-Mail. Und wenn dann eine kommt, haben die Empfänger vergessen, wer du bist. Die Öffnungsrate sinkt. Die Abmelderate steigt.

Wer nur alle 3 Monate schreibt, baut keine Beziehung auf. Du bist dann der Fremde, der plötzlich wieder auftaucht.

Regelmäßigkeit schlägt Perfektion. Lieber jede Woche eine kurze, hilfreiche E-Mail als alle 3 Monate ein Roman.

3. Fehler: Jede E-Mail ist ein Pitch

Das andere Extrem: Jede E-Mail endet mit "Vereinbare jetzt dein kostenloses Erstgespräch!"

Das funktioniert nicht. Menschen melden sich ab. Oder schlimmer: Sie lesen gar nicht mehr.

E-Mail Marketing ist wie eine Beziehung. Du würdest beim ersten Date auch nicht um die Hand anhalten. Erst Vertrauen aufbauen. Dann anbieten.

Viele MSPs investieren in SEO. Gute Idee – Google-Traffic ist wertvoll.

Aber hier ist das Problem: 97% der Website-Besucher kommen einmal, schauen sich um, und verschwinden. Für immer. Du hast keine Möglichkeit, sie wiederzukontaktieren.

Mit einem Lead-Magneten auf deiner Website änderst du das. Der Besucher kommt über Google, findet deine "IT-Security-Checkliste", trägt sich ein – und du hast einen Kontakt. Einen Kontakt, den du über Wochen und Monate entwickeln kannst.

Das ist der vollständige Funnel:

1. SEO bringt den Traffic
2. Lead-Magnet konvertiert Traffic in Kontakte
3. Newsletter-Sequenz entwickelt Kontakte zu Kunden

Wer als MSP in SEO investiert, sollte Newsletter nicht vergessen. Denn SEO bringt Traffic – aber ohne Lead-Magnet verschwinden 97% der Besucher wieder. Simon Haenel, SEO-Berater für IT-Dienstleister, erklärt ausführlich, <a href="https://www.simon-haenel.com/blog/email-marketing-msp-newsletter-strategie/" target="_blank" rel="noopener">warum SEO ohne Newsletter Traffic verschenkt</a>.

Was du nicht misst, kannst du nicht verbessern. Hier sind die wichtigsten Kennzahlen:

Öffnungsrate:

Wie viele deiner E-Mails werden geöffnet? Benchmark für B2B: 25-35%. Unter 20%? Deine Betreffzeilen brauchen Arbeit.

Klickrate:

Wie viele klicken auf Links in deiner E-Mail? Benchmark: 3-5%. Höher ist besser. Unter 2%? Dein Content ist nicht relevant genug.

Conversion-Rate:

Wie viele Newsletter-Empfänger werden zu Anfragen? Das ist die Königsdisziplin. Hier zeigt sich, ob dein System funktioniert.

Abmelderate:

Pro E-Mail sollten sich weniger als 0,5% abmelden. Wenn mehr gehen, stimmt etwas nicht – falscher Content, zu häufig, oder falsche Zielgruppe.

Newsletter-KPIs sind nur ein Teil des Gesamtbilds. Welche <a href="https://www.simon-haenel.com/blog/marketing-kpis-msps/" target="_blank" rel="noopener">7 Kennzahlen für profitables MSP-Wachstum</a> wirklich zählen, erfährst du in diesem Guide.

Du hast zwei Optionen:

Option A: Weitermachen wie bisher. Auf Empfehlungen warten. Hoffen, dass LinkedIn funktioniert. Vielleicht mal "irgendwann" einen Newsletter starten.

Option B: Heute anfangen. Einen einfachen Lead-Magneten erstellen. Ein Tool einrichten. Eine Willkommens-Sequenz schreiben.

Die meisten MSPs wählen Option A. Weil es einfacher ist. Weil es keinen Aufwand erfordert.

Und genau deshalb ist Option B dein Wettbewerbsvorteil. Weil deine Mitbewerber es nicht machen.

In 6 Monaten kannst du eine Liste von 200, 500, 1000 IT-Entscheidern haben, die regelmäßig von dir hören. Die dich als Experten kennen. Die an DICH denken, wenn sie einen neuen IT-Dienstleister brauchen.

Oder du kannst in 6 Monaten immer noch auf die nächste Empfehlung warten.

Die Entscheidung liegt bei dir.