Newsletter für Vereine: DSGVO-konform & kostenlos starten

"Wir machen das mit CC an alle 300 Mitglieder."

Der Kassenwart eines Sportvereins, 63 Jahre alt, schaut mich fragend an. Er meint es nicht böse. Er kennt es nicht anders.

Das Problem: CC heißt, jeder sieht die E-Mail-Adressen aller anderen. Das ist nicht nur unprofessionell – das ist ein DSGVO-Verstoß. Bußgeld-Potenzial: bis zu 20.000€ für Vereine.

Die Lösung: Ein Newsletter-Tool, das für Vereine passt. DSGVO-konform. Einfach zu bedienen. Im Budget eines Ehrenamts.

Die Mitglieder-Kommunikation vieler Vereine läuft über:

Ein dediziertes Newsletter-Tool löst alle Probleme:

• ✅ DSGVO-konform: Empfänger sehen nur ihre eigene Adresse
• ✅ Reichweite: 95%+ Zustellrate vs. 5% organische Facebook-Reichweite
• ✅ Nachweisbar: Du siehst, wer geöffnet hat (für Protokolle wichtig)
• ✅ Professionell: Einheitliches Design mit Vereinslogo

→ Vertiefung: DSGVO-konformes E-Mail Marketing – Der komplette Leitfaden

Vereine haben andere Anforderungen als Unternehmen. Hier sind die entscheidenden Faktoren:

1. Kostenlos oder sehr günstig

Vereinsbudgets sind knapp. Ein Tool, das 30€+ pro Monat kostet, ist für viele nicht tragbar. Glücklicherweise gibt es kostenlose Optionen bis zu einer bestimmten Kontaktzahl.

2. Einfache Bedienung

Der Vorstand wechselt alle 2-3 Jahre. Das Tool muss ohne Einarbeitung bedienbar sein. Kein Expertenwissen erforderlich.

3. DSGVO-konform

• Server in der EU (nicht USA)
• Double-Opt-In als Standard
• Abmeldelink in jeder E-Mail
• Kostenlose AVV (Auftragsverarbeitungsvereinbarung)

4. Vereins-Tauglichkeit

• Schneller Import von Excel-Listen
• Einfache Segmentierung (z.B. "Jugend", "Senioren", "Aktive")
• Design-Vorlagen, die anpassbar sind

5. Keine Automation-Komplexität

Vereine brauchen keine Sales-Funnels. Sie brauchen: Newsletter versenden, fertig.

CleverReach: Der Klassiker für Vereine

• ✅ Kostenlos bis 250 Kontakte und 1.000 Mails/Monat
• ✅ Server in Deutschland
• ✅ Sehr einfacher Editor
• ✅ Kostenlose AVV
• ❌ Automation-Funktionen begrenzt (für Vereine egal)

Ideal für: Sport-, Kultur-, Hobbyvereine mit bis zu 250 Mitgliedern.

Rapidmail: Pay-per-Send für Wenigversender

• ✅ Keine Fixkosten – nur zahlen wenn du sendest
• ✅ Server in Deutschland (Freiburg)
• ✅ Schöne Design-Vorlagen
• ❌ Kontaktpflege umständlicher als bei Abo-Tools

Ideal für: Vereine, die nur 4-6x pro Jahr einen Newsletter verschicken.

→ Detaillierter Vergleich: Rapidmail vs. KlickTipp

Brevo (ehemals Sendinblue): Omnichannel-Option

• ✅ Kostenlos bis 300 Mails pro Tag (unbegrenzte Kontakte!)
• ✅ Server in der EU
• ✅ Zusätzlich SMS, WhatsApp möglich
• ❌ Bei hohem Volumen wird es teurer

Ideal für: Größere Vereine, die verschiedene Kanäle nutzen wollen.

Warum Mailchimp für Vereine NICHT ideal ist

Mailchimp ist bekannt, aber problematisch:

• ⚠️ Server in den USA (DSGVO-Grauzone)
• ⚠️ Single-Opt-In als Standard – Abmahnrisiko!
• ⚠️ Interface auf Englisch
• ⚠️ Support nicht auf Deutsch

→ Mehr dazu: Mailchimp Alternative für den DACH-Markt

Die ehrliche Antwort: Für die meisten Vereine lohnt sich KlickTipp NICHT.

KlickTipp ist ein Profi-Tool für Marketing-Automation. Es kostet ab 30€/Monat und hat keine kostenlose Version. Die Stärken (Tag-System, Automationen, Behavior-Tracking) sind für einen klassischen Vereinsnewsletter Overkill.

Ausnahme: Vereine mit kommerziellem Aspekt

Wenn dein "Verein" eigentlich ein kleines Business ist (z.B. Yoga-Studio als e.V., Coaching-Verband), dann lohnt sich der Blick auf professionellere Tools.

Schritt 1: Tool auswählen

• Unter 250 Mitglieder → CleverReach (kostenlos)
• Wenig-Versender (4-6x/Jahr) → Rapidmail
• Multi-Channel gewünscht → Brevo

Schritt 2: Mitglieder importieren

Die meisten Tools akzeptieren Excel- oder CSV-Dateien. Wichtig: Nur Kontakte importieren, die der Kommunikation zugestimmt haben!

Schritt 3: Design-Vorlage erstellen

• Vereinslogo oben
• Vereinsfarben
• Impressum und Abmeldelink unten (gesetzlich vorgeschrieben!)

Schritt 4: Einwilligung einholen (Double-Opt-In)

Für neue Mitglieder: Anmeldeformular auf der Vereinswebsite mit Double-Opt-In. Für bestehende Mitglieder: Einmalige Bestätigungs-Mail ausreichend, wenn die Mitgliedschaft eine Kommunikations-Einwilligung enthält.

Schritt 5: Regelmäßig versenden

Monatlich oder quartalsweise reicht völlig aus. Konsistenz schlägt Frequenz.

Fehler 1: CC statt BCC (oder gar kein Tool)

Jeder sieht alle E-Mail-Adressen. Das ist ein DSGVO-Verstoß. Punkt.

Fehler 2: Kein Double-Opt-In

Ohne Bestätigungsmail kannst du nicht nachweisen, dass jemand sich angemeldet hat. Bei Beschwerden stehst du ohne Beweis da.

Fehler 3: Fehlender Abmeldelink

Gesetzlich vorgeschrieben. Ohne Abmeldelink ist jede Mail ein potenzieller Abmahngrund.

Fehler 4: Kein Impressum in der Mail

Auch Vereins-Newsletter brauchen ein Impressum (Name, Adresse, Vertretungsberechtigte).

Fehler 5: US-Tool ohne Prüfung

Mailchimp & Co. speichern Daten in den USA. Das ist nach Schrems-II-Urteil problematisch. Für Vereine im DACH-Raum: lieber ein EU-Tool.

→ Mehr Details: Newsletter Tool DSGVO-konform

Die meisten Vereine fahren mit CleverReach oder Rapidmail am besten. DSGVO-konform, einfach, günstig. Kein Overhead, keine Komplexität.

KlickTipp ist dann sinnvoll, wenn der Verein tatsächlich mit E-Mail-Marketing Geld verdienen will – z.B. durch Kurse, Sponsoren-Akquise oder Spenden-Funnels.