Terminausfälle reduzieren als Coach: 70% weniger No-Shows durch Automation
20% No-Show-Rate kostet dich 12.000€ im Jahr. Mit einer 3-Stufen-Erinnerungssequenz senkst du die Quote auf unter 8% – vollautomatisch, während du coachst.
Einführung
Transparenz
Alle Fakten wurden redaktionell geprüft auf Basis der offiziellen KlickTipp Hersteller-Dokumentation.
"20% No-Show-Rate. Jeden Monat."
Monika, 42, Business Coach aus München. 8 Jahre Erfahrung. Voller Kalender. Leerer Stuhl.
Jede Woche dasselbe: Klient bucht ein Discovery Call. Monika blockt 45 Minuten. Am nächsten Tag: keine Bestätigung, keine Absage, einfach – Stille. Der Slot ist weg. Das Geld auch.
Die unbequeme Rechnung:
| Kennzahl | Monatlich |
|---|---|
| Gebuchte Discovery Calls | 20 |
| No-Shows (20%) | 4 |
| Wert pro Call | 250€ (bei 25% Conversion auf 1.000€-Paket) |
| Verlorener Umsatz | 1.000€/Monat |
Das sind 12.000€ im Jahr. Nicht weil Monika schlecht ist. Sondern weil Menschen vergessen, dass sie einen Termin hatten.
→ Vertiefung: E-Mail Marketing für Coaches – Der komplette Guide
Warum Menschen Termine vergessen (und was du dagegen tun kannst)
Es ist nicht böswillig. Menschen buchen im Moment der Motivation. 3 Tage später ist diese Motivation unter 47 anderen To-Dos begraben.
Die Psychologie dahinter:
- Commitment-Lücke: Eine Online-Buchung fühlt sich weniger "verbindlich" an als ein Handschlag
- Erinnerungs-Overload: 200+ E-Mails am Tag, 50+ App-Benachrichtigungen
- Kein "Pain of Loss": Wenn absagen leicht ist, wird auch nicht-erscheinen leicht
Die Lösung: Du machst die Konsequenz sichtbar – und erinnerst zum richtigen Zeitpunkt.
Nicht einmal. Dreimal.
Die Faustregel
Eine einzelne Terminerinnerung reduziert No-Shows um ~30%. Drei strategisch platzierte Erinnerungen (3 Tage, 1 Tag, 1 Stunde vorher) reduzieren No-Shows um bis zu 70%.
Die 3-Stufen-Erinnerungssequenz (Copy-Paste-Vorlagen)
Diese Sequenz funktioniert für Discovery Calls, Coaching-Sessions, Gruppencoachings und Workshops.
E-Mail 1: 3 Tage vorher (Vorfreude aufbauen)
Betreff: In 3 Tagen sprechen wir!
Hi [Vorname],
am [Datum] um [Uhrzeit] ist unser Gespräch. Ich freue mich drauf!
Damit wir die Zeit optimal nutzen:
→ Überleg dir vorab: Was ist das EINE Ergebnis, das du aus unserem Call mitnehmen willst?
Bis Mittwoch!
Monika
Warum das funktioniert: Du aktivierst den "inneren Verpflichtungsmotor". Wer sich vorab Gedanken macht, erscheint eher.
E-Mail 2: 1 Tag vorher (Konkretisierung)
Betreff: Morgen um [Uhrzeit] – bist du ready?
Hi [Vorname],
kurzer Reminder: Morgen um [Uhrzeit] sprechen wir.
Hier ist der Link: [Zoom-Link]
Falls sich bei dir was geändert hat – kein Problem. Schreib mir einfach kurz zurück, dann verschieben wir.
Ansonsten: Bis morgen!
Monika
Warum das funktioniert: Du gibst einen "Ausweg" (verschieben statt ghosten). Das senkt die Hemmschwelle zur Absage und verhindert stilles Nicht-Erscheinen.
E-Mail/SMS 3: 1 Stunde vorher (Letzter Trigger)
Betreff: In 1 Stunde geht's los!
Hi [Vorname],
in 60 Minuten sprechen wir. Hier nochmal dein Link: [Zoom-Link]
Ich bin ready – du auch?
Monika
Wichtig: Die 1-Stunde-Erinnerung funktioniert per SMS noch besser. 98% der SMS werden innerhalb von 3 Minuten gelesen.
Die technische Umsetzung (Schritt für Schritt)
Du brauchst kein IT-Team. Du brauchst ein tag-basiertes Automation-Tool und eine Kalender-Integration.
Schritt 1: Kalender-Anbindung
Calendly, TidyCal oder ähnliche Tools bieten Webhooks oder native Integrationen zu E-Mail-Marketing-Systemen.
Bei KlickTipp: Calendly-Integration → Bei Buchung wird automatisch Tag "Call:Gebucht" gesetzt.
Schritt 2: Erinnerungs-Sequenz anlegen
Die Sequenz wird beim Tag "Call:Gebucht" gestartet:
| Schritt | Wartezeit | Aktion |
|---|---|---|
| 1 | Dynamisch: 3 Tage vor Termin | E-Mail 1 (Vorfreude) |
| 2 | Dynamisch: 1 Tag vor Termin | E-Mail 2 (Konkretisierung) |
| 3 | Dynamisch: 1 Stunde vor Termin | SMS oder E-Mail 3 (Letzter Trigger) |
Schritt 3: Abbruch-Logik definieren
Wenn der Klient den Termin absagt oder verschiebt, setzt das Kalendertool den Tag "Call:Abgesagt". Die Sequenz stoppt sofort.
Schritt 4: No-Show-Follow-up (optional aber wichtig)
Wenn Tag "Call:No-Show" gesetzt wird (manuell nach verpasstem Termin):
Betreff: Schade, dass wir uns verpasst haben
Hi [Vorname],
du hattest heute einen Termin bei mir, der nicht zustande kam. Kein Problem – Dinge passieren.
Falls du noch Interesse hast, hier ist mein Kalender: [Buchungslink]
Ansonsten wünsche ich dir alles Gute!
Monika
Warum das funktioniert: 30-50% der No-Shows buchen bei dieser Nachfass-Mail erneut. Sie hatten einfach etwas dazwischenkommen.
Praxis-Tipp: SMS vs. E-Mail
Die 1-Stunde-Erinnerung per SMS hat eine 5x höhere Öffnungsrate als E-Mail. KlickTipp bietet SMS als nativen Kanal – du brauchst kein zweites Tool.
5 Profi-Tipps für noch weniger No-Shows
1. Dezente Verknappung
"Mein Kalender ist begrenzt – bitte sag Bescheid, wenn du nicht kannst, dann kann jemand anderes den Slot nutzen."
Das aktiviert soziale Verantwortung.
2. Vorab-Fragebogen
Wer vor dem Call einen kurzen Fragebogen ausfüllt, erscheint 40% wahrscheinlicher. Der Aufwand erzeugt Commitment.
3. Confirmation Reply
Bitte um eine kurze Bestätigung ("Antworte mit 'Bin dabei!'"). Wer antwortet, hat sich nochmals verpflichtet.
4. Mehrkanal-Erinnerung
E-Mail + SMS kombiniert schlägt E-Mail allein. Besonders die 1-Stunde-Erinnerung.
5. No-Penalty-Absage
Mach die Absage LEICHTER als das Nicht-Erscheinen. "Kein Problem, klick einfach hier zum Verschieben."
→ Mehr Automation-Strategien: Automation-Beispiele aus der Praxis
Die Kosten-Nutzen-Rechnung
Monikas Situation vorher:
- 20 Discovery Calls pro Monat
- 4 No-Shows (20%)
- 1.000€ verlorener Potenzial-Umsatz
Monikas Situation nachher:
- 20 Discovery Calls pro Monat
- 1-2 No-Shows (6-8%)
- ~250€ verlorener Umsatz
Ersparnis: 750€/Monat. 9.000€/Jahr.
Die Kosten für ein Automation-System wie KlickTipp liegen bei 30-70€/Monat je nach Tarif. Das ist ein ROI von über 1.000%.
Über Discovery Calls hinaus: Weitere Anwendungsfälle
| Szenario | Tag | Erinnerungs-Logik |
|---|---|---|
| Gruppencoaching | "Gruppe:Gebucht" | 7 Tage, 1 Tag, 2 Stunden vorher |
| Bezahlte Sessions | "Session:Gebucht" | Wie oben + Zahlungserinnerung |
| Workshop/Webinar | "Event:Angemeldet" | Countdown-Serie (7, 3, 1 Tag, 1 Stunde) |
| Kurs-Calls | "Kurs:Woche-3" | Modul-spezifische Erinnerungen |
Das Prinzip ist immer gleich: Tag setzt Sequenz → Wartezeit → Erinnerung → Abbruch bei Absage.
→ Siehe auch: Willkommens-Sequenz erstellen für die Onboarding-Phase nach dem ersten Call.
Die KlickTipp-Vorteile für Coaches
4,9/5 Sterne bei über 2.000 Bewertungen. 99,78% Zustellrate (Testsieger 2024). Native SMS-Integration. Calendly- und Zoom-Anbindung. 30 Tage Geld-zurück-Garantie.
Fazit: Terminausfälle sind ein Systemproblem – nicht ein Menschen-Problem
Deine Klienten sind nicht unzuverlässig. Sie sind überlastet. Genauso wie du.
Die Lösung ist nicht "bessere Klienten finden". Die Lösung ist ein System, das für dich erinnert, während du coachst, trainierst oder selbst weiterbildest.
Drei Erinnerungen. Automatisch. Immer.
Das ist der Unterschied zwischen "Ich hoffe, sie kommen" und "Ich weiß, sie kommen".
Häufige Fragen: Terminausfälle reduzieren
Häufige Fragen
Wie viele Erinnerungen sind zu viel?
Drei ist der Sweet Spot: 3 Tage, 1 Tag, 1 Stunde vorher. Bei Workshops oder Webinaren kann eine vierte (7 Tage vorher) sinnvoll sein. Mehr als vier wird als aufdringlich empfunden.
Soll ich E-Mail oder SMS nutzen?
Beides. E-Mails für die längeren Erinnerungen (3 Tage, 1 Tag), SMS für die 1-Stunde-Erinnerung. Die Kombination reduziert No-Shows am effektivsten.
Was kostet das E-Mail-Tool für diese Automationen?
KlickTipp startet bei 30€/Monat (Standard). Für SMS brauchst du den Premium-Tarif (50€) oder kaufst SMS-Kontingente separat. Bei 4 No-Shows weniger pro Monat à 250€ ist das eine Investition, die sich in Woche 1 bezahlt macht.
Funktioniert das auch für Gruppencoachings?
Ja, das Prinzip ist identisch. Der Tag heißt dann "Gruppe:Gebucht" statt "Call:Gebucht". Die Erinnerungssequenz läuft gleich.
Was, wenn der Klient trotz Erinnerungen nicht erscheint?
Dann setzt du manuell (oder per Automation via Zoom-Integration) den Tag "Call:No-Show" und triggerst eine Nachfass-Sequenz mit Neutermin-Angebot. 30-50% der No-Shows buchen daraufhin erneut.
Ist das DSGVO-konform?
Ja, sofern du eine Einwilligung für E-Mail-Kommunikation hast (bei Terminbuchung Standard). Für SMS brauchst du eine explizite Einwilligung. KlickTipp hat Server in der EU und bietet eine kostenlose AVV.
Simon Haenel
Informatiker & KI-Enthusiast
Informatiker aus Leidenschaft. Auf dieser Seite nutze ich KI, um komplexe Themen verständlich aufzubereiten – recherchiert, strukturiert und auf den Punkt gebracht.