E-Mail Segmentierung: Newsletter relevanter mit Tags
Die größte Ursache für Abmeldungen ist selten ‘zu viele E-Mails’ – sondern ‘falsche E-Mails’. Segmentierung löst genau dieses Problem: Du sendest weniger Gießkanne und mehr Relevanz. Und Relevanz ist der schnellste Weg zu Vertrauen, Klicks und Verkäufen (ohne platte Versprechen).
Was ist Segmentierung im E-Mail Marketing?
Segmentierung heißt: Du gruppierst Kontakte so, dass jede Gruppe eine bessere, passendere E-Mail bekommt.
Statt „Newsletter an alle“ denkst du in Segmenten wie:
- „Alle mit Interesse an Automation“
- „Alle, die schon Kunde sind (und daher kein Einsteiger-Angebot brauchen)“
- „Alle, die seit 60 Tagen nicht geklickt haben (Reaktivierung)“
Merksatz
Segmentierung entscheidet WER eine E-Mail bekommt. Personalisierung entscheidet, WAS diese Person in der E-Mail sieht.
Warum Segmentierung so wichtig ist (ohne Buzzwords)
Segmentierung ist kein „Marketing-Trick“. Es ist schlicht der Unterschied zwischen:
- Überforderung: Du musst jedes Mal überlegen, was du an wen schickst.
- System: Du hast klare Gruppen, klare Botschaften und klare nächste Schritte.
Die 4 Kauftrigger (und wie Segmentierung sie anspricht)
- Kontrollverlust: Ohne Segmentierung bist du abhängig von „Allgemein-Mails“. Mit Segmenten steuerst du präzise.
- Überforderung: Segmente + Automationen reduzieren manuellen Aufwand.
- DSGVO-Angst: Relevanz hilft, weniger unnötige Daten und weniger unnötige E-Mails zu verschicken.
- Status: Professionelle Kommunikation fühlt sich „wie maßgeschneidert“ an – ohne so zu tun, als würdest du Gedanken lesen.
Die 6 Segmentierungs-Kriterien, die wirklich Sinn machen
Segmentierung muss Entscheidungen auslösen. Diese 6 Kriterien sind in der Praxis fast immer nutzbar:
Interesse
Wofür interessiert sich die Person? (abgeleitet aus Link-Klicks, Downloads, Auswahl im Formular)
Quelle
Woher kam die Person? (Blogartikel, Webinar, Lead Magnet, Empfehlung)
Status
In welcher Beziehung steht die Person zu dir? (Lead, Kunde, VIP, abgemeldet)
Phase
Wo steht die Person in deiner Journey? (neu, aktiv, kaufbereit, nach Kauf, reaktivieren)
Engagement
Wie aktiv ist die Person? (klickt regelmäßig, reagiert selten, länger inaktiv)
Produkt/Angebot
Welche Produkte wurden gekauft oder angesehen? (für Upsells, Onboarding, Support)
Pro-Tipp: Tag-Namen, die du in 6 Monaten noch verstehst
Nutze ein klares Schema wie Kategorie:Wert (z.B. „Interesse:Automation“ oder „Status:Kunde“). Das klingt banal – verhindert aber später das typische „Tag-Wildwuchs“-Problem.
Segmentierung ohne Listen-Chaos?
KlickTipp setzt auf ein tag-basiertes System (statt Listen) – mit beliebig vielen Tags pro Kontakt. Wenn du Segmentierung sauber als System aufbauen willst, ist das eine solide Grundlage. ProvenExpert: 4,9 / 5 Sterne bei 1.541 Bewertungen, 99% Empfehlungsrate.
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7 Segmentierungs-Beispiele (copy & paste Logik)
Hier sind Beispiele, die du sofort als Segmente oder Filter im Tool abbilden kannst:
1) Einsteiger vs. Fortgeschritten
- Einsteiger: Hat Tag „Status:Lead" und hat nicht „Interesse:Automation"
- Fortgeschritten: Hat Tag „Interesse:Automation"
2) Warm vs. kalt (über Engagement)
- Warm: Hat Tag „Engagement:Aktiv"
- Kalt: Hat Tag „Engagement:Inaktiv-60"
3) Webinar-Nachfass
- Teilnehmer: Tag „Quelle:Webinar-2026-01"
- Kein Kauf: UND hat nicht „Status:Kunde"
4) Upsell nur an passende Kunden
- Hat „Käufer:Produkt-A"
- UND hat nicht „Käufer:Produkt-B"
5) Content-Interessen
- Hat „Interesse:DSGVO" → DSGVO-Content
- Hat „Interesse:Sales-Funnel" → Funnel-Content
6) Reaktivierung
- Hat „Engagement:Inaktiv-60"
- UND hat nicht „Status:Unsubscribed"
7) Nur relevante Promotions
- Hat „Interesse:Produkt-A"
- UND hat nicht „Käufer:Produkt-A"
Warum die ‘hat nicht’-Bedingung so wichtig ist
Viele Beschwerden entstehen, weil Kunden weiter „Einsteiger-Angebote“ bekommen. Die Negation (hat nicht) verhindert unnötige E-Mails – und fühlt sich für Empfänger sofort professioneller an.
Segmente + Automationen: So wird aus Segmentierung ein System
Segmentierung ist der Filter. Automation ist der Motor. Kombiniert heißt das:
- Ein Tag wird vergeben → eine passende Sequenz startet automatisch.
- Ein Tag wird entfernt → eine Sequenz stoppt oder wechselt.
Beispiel: Interesse erkannt → passende Serie
- Kontakt klickt in einer E-Mail auf „Automation“
- Tool vergibt Tag „Interesse:Automation“
- Automation startet 3–5 E-Mails mit passenden Beispielen
Der Vorteil: Du musst nicht manuell überlegen, „an wen schicke ich was?“ – das System sortiert und liefert.
DSGVO & Segmentierung: So bleibt es sauber
Segmentierung bedeutet nicht automatisch „mehr Daten“. Gute Segmentierung ist oft sogar Daten-Minimierung: Du nutzt wenige, klare Kategorien, die echte Entscheidungen auslösen.
3 Praxisregeln
- Nur speichern, was du wirklich nutzt: Wenn ein Tag nie eine andere E-Mail auslöst, ist er Ballast.
- Transparenz: In Formularen klar sagen, welche Inhalte erwartet werden (Themen/Frequenz).
- Saubere Abmeldung: Abmelden muss zentral wirken – unabhängig vom Segment.
Für den rechtlichen Unterbau (Einwilligung, DOI, AVV) siehe: DSGVO-Guide.
9 typische Segmentierungs-Fehler (und wie du sie vermeidest)
1) Du segmentierst „aus Prinzip“
Segmentierung ist kein Selbstzweck. Erstelle nur Segmente, die eine andere E-Mail/Automation bekommen.
2) Keine Namenskonvention
Ohne Kategorie:Wert wird Tagging schnell unübersichtlich.
3) Tags werden vergeben, aber nie entfernt
Status-Tags sollten sich gegenseitig ausschließen (Lead ↔ Kunde), sonst ist deine Logik irgendwann kaputt.
4) Segmente basieren auf „Vermutungen“
Besser: Verhalten (Klick, Download, Kauf) statt Bauchgefühl.
5) Du versendest weiterhin alles an alle
Wenn du Segmentierung einführst, nutze sie auch: Weniger, aber passender.
6) Keine Reaktivierung
Inaktive Kontakte sind normal. Ein Reaktivierungs-Segment hilft, sauber aufzuräumen.
7) Du verwechselst Segment und Liste
Listen sind Container. Segmente sind Regeln. Wenn du Regeln brauchst, baue Regeln.
8) Segmentierung ohne klare CTA-Logik
Jeder Segment-Flow braucht ein Ziel: klicken, antworten, kaufen, buchen.
9) Keine Dokumentation
Halte kurz fest: „Was bedeutet der Tag? Wann wird er vergeben/entfernt?“. Das spart dir später Stunden.
Häufige Fragen
Häufige Fragen
Was ist Segmentierung im E-Mail Marketing?
Segmentierung bedeutet: Du teilst deine Kontakte in Gruppen (Segmente) ein – zum Beispiel nach Interesse, Status oder Verhalten – und verschickst nicht jede E-Mail an alle. So bekommen Empfänger eher die Inhalte, die zu ihnen passen.
Was ist der Unterschied zwischen Segmentierung und Personalisierung?
Segmentierung entscheidet, WER eine E-Mail bekommt (Gruppe/Segment). Personalisierung entscheidet, WAS in der E-Mail für diese Person anders ist (z.B. Anrede, Inhalte oder Angebote). In der Praxis nutzt du oft beides zusammen.
Tags oder Listen – was ist besser für Segmentierung?
Für flexible Segmentierung sind Tags meist praktischer: Du kannst beliebig viele Tags kombinieren und daraus dynamische Segmente bilden. Listen sind oft starrer und können zu Daten- und Pflege-Chaos führen, wenn Kontakte in mehreren Listen landen.
Wie viele Segmente sind sinnvoll?
So viele wie nötig – so wenige wie möglich. Starte mit 3–5 Segmenten, die wirklich Entscheidungen auslösen (z.B. Interesse, Status, Engagement). Wenn ein Segment keine andere E-Mail/Automation bekommt, ist es meist nur Ballast.
Kann ich Segmentierung ohne Tracking (Website) machen?
Ja. Du kannst Segmente auch über Formularfelder, Umfragen in E-Mails (Link-Klicks), gekaufte Produkte oder das Antwortverhalten bilden. Website-Tracking kann ergänzen – ist aber nicht zwingend notwendig.
Simon Haenel
Informatiker & KI-Enthusiast
Informatiker aus Leidenschaft. Auf dieser Seite nutze ich KI, um komplexe Themen verständlich aufzubereiten – recherchiert, strukturiert und auf den Punkt gebracht.